Passo a passo de construção de uma dinâmica remota para team building de designers
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Nós, como seres humanos, somos seres sociais, e o processo de formação de time é, em essência, um processo de socialização e integração. Assim como o processo de design, onde nós temos o diamante duplo, divergência e convergência fazem parte dessas etapas de sociais onde caminhamos em conjunto para um definição dos desafios que iremos enfrentar como empresa de produto. E, especialmente no momento em que vivemos, onde estamos todos passando por uma pandemia, é um pouco mais difícil o processo de integração com o time.
O modelo que vou apresentar para vocês é inspirado em algumas experiências de construção de times que presenciei ou tive contato. A primeira foi na ThoughtWorks, onde tive a primeira experiência com esse tipo de dinâmica na qual fui apresentado pelo Guilherme Theodoro e Luis Accorsi. Quando cheguei na empresa, já tínhamos em torno de 50 designers e o modelo apresentado foi muito legal para conhecer um pouco as pessoas que já trabalhavam lá. Apesar de toda a dificuldade de uma integração remota, percebi que foi um ponto de contato bem interessante para compreender melhor as características do time. Um pouco mais tarde, quando estava gravando um episódio do podcast Desenhando Produtos com Michel Ferreira, fiquei sabendo que a Atlassian também usava um modelo parecido. A dinâmica consiste em utilizar elementos do próprio design, como dinâmica, wireframe, arquétipos, para construir no imaginário das pessoas a visão do time. E idealmente esse trabalho acaba sendo puxado pela pessoa que lidera o time ou o capítulo de design.
Mas como a gente sabe o trabalho de gestão nunca é um trabalho fácil. E quando estamos num contexto em que nunca vivemos, ou, pelo menos, nunca havíamos vivenciado, acredito que a história é um pouco diferente. Já tinha saído da ThoughtWorks e eu havia assumido o time de design da Gaivota há pouco mais de um mês e sentia necessidade desse processo de integração como time. De um lado eu era "o elemento novo", pois eu estava chegando; do outro tínhamos as pessoas que já estavam trabalhando na Gaivota quando eu cheguei.
A saber, a Gaivota é uma agritech voltada para a integração de diferentes pontos da cadeia produtiva na agricultura onde a principal missão é ser uma habilitadora desse processo, integrando diferentes intermediários, sempre com viés de sustentabilidade do negócio. Ajudando a construir um futuro mais eficiente, sustentável e justo.
Voltando para o design, o time já estava formado por algumas pessoas, entre elas algumas que já se conheciam e outras que estavam tendo a primeira experiência profissional juntas. E não só isso, pois para algumas era a primeira experiência em um time de design de produto. O que é incrível, baita oportunidade para formar a nova geração de pessoas designers de produto.
Uma das primeiras coisas que eu fiz foi analisar o contexto. Então tirei um tempo para conhecer o time. Reservei um tempo para falar com as pessoas, conhecê-las melhor, entender quais eram as cerimônias que faziam parte do dia a dia do Design na equipe e especialmente qual era o processo de design adotado pelas pessoas para trabalhar.
Quando estamos trabalhando em um produto e esse produto já passou por uma etapa inicial de validação e ele certa forma já está no processo evolutivo, o processo de desenvolvimento de produto fica cada vez mais complexo. Não que no início não seja, mas quando estamos falando em escala os problemas se acumulam de uma forma que, aquilo que você consertou trimestre passado já começa a quebrar no mês seguinte.
E tínhamos diferentes designers, com diferentes especialidades, diferentes contextos e experiências diferentes. E de fato as pessoas não se conheciam tão bem assim, algumas sequer tiveram a oportunidade de trabalhar presencialmente juntas. Então de um lado tínhamos o produto crescendo e ficando cada vez mais complexo e do outro pessoas que tinham pouco ou nenhum conhecimento umas das outras, sem um processo de design.
Penso que, como gestor, quando a equipe não tem um processo definido, a melhor coisa a fazer é começar pelo básico. É importante entender que o processo irá ditar em termos de boas práticas, não como regras, e como a adoção desse processo irá melhorar o resultado final da atividade de design. Conversando com as pessoas entendi que não tínhamos um processo de design definido.
Então fui em busca sobre o entendimento que elas já possuíam a respeito do processo de design e qual seria o processo de design ideal. E como time, quais processos nós iríamos adotar para desenvolver as atividades de design. Entre tantos processos de design, escolhemos trabalhar com o Diamante Duplo para guiar as atividades. Vamos fazer o "feijão com arroz" desse negócio.
Uma vez definido o nosso processo de design resolvemos partir para ação. E como um bom designer resolvi desenvolver uma atividade, uma dinâmica, na qual as pessoas pudessem se expressar, colocar suas características profissionais e pessoais. Além disso, que pudessem dizer quais etapas do processo de design que elas mais gostam e com quais atividades elas mais se identificam. Na verdade, estávamos preparando o terreno para criar um board para chamar de nosso. Um "board dos designers".
O importante dessas cerimônias é criar um espaço estruturado e propício para que as pessoas possam se expressar, um ambiente seguro para compartilhar as suas aptidões, seus desejos, seus anseios e o seu jeito de ser. Queremos, e todas as pessoas querem, um ambiente seguro para trabalhar.
Como poderíamos criar um ambiente colaborativo e participativo sem antes criar um ambiente seguro? Então era essencial criar esse ambiente propício onde as pessoas possam expressar o seu verdadeiro eu. Mais abaixo eu vou entrar nos detalhes de como era essa dinâmica e quais eram todas as etapas mas antes de mais nada, e praticamente em toda e qualquer atividade que eu faço hoje em dia, a primeira atividade é perguntar como as pessoas estão se sentindo hoje.
Talvez antes da pandemia nós não tivéssemos tanto essa preocupação, mas hoje ela é essencial para começar uma boa conversa e se conectar de alguma forma com as pessoas. Tentar entender como elas estão é o primeiro passo para a gente começar a trabalhar em conjunto. Tudo mais será consequência desse estado emocional, pois afeta na prática as nossas decisões de trabalho.
Externalizar no ambiente de seguro os seus pontos fortes, os seus pontos fracos, o que elas gostam e o que elas não gostam e o que elas gostariam de trabalhar. O objetivo aqui não é julgar ou analisar se isso é bom ou ruim, o que muitas vezes não passa de uma avaliação superficial e subjetiva, mas principalmente entender qual é a composição do time. E como as pessoas gostariam que as demais pessoas da equipe tivessem visibilidade sobre as suas características pessoais e a sua carreira.
Preparação
Dica: Dependendo do grupo de pessoas, você vai precisar de mais ou menos tempo. Com um grupo de 5 pessoas, foi necessário 1h para conseguir rodar bem. E ainda assim algumas não conseguiram completar tudo que precisavam (e tudo bem, não é um problema).
No dia da dinâmica
Dica: Reserve um momento para criar e outro para apresentar. As pessoas já ficarão com a energia mais baixa depois do esforço de criação. Aproveite um outro momento com energia mais alta para revitalizar o board.
O que eu mais gosto desse tipo de dinâmica é que ela utiliza os elementos do design como base para construção da tarefa a ser executada pelo site. A própria estrutura base inicial da dinâmica já parece um wireframe, o que tem relação com os princípios de Arquitetura de Informação. Ou seja, como organizar uma informação e como estruturar o conteúdo que iremos construir. Além disso, utilizamos outros conceitos, como os arquétipos, processo de design (Double Diamond) e as habilidades de design que são tão faladas hoje.
Tem um viés psicológico também esse tipo de atividade. O fato de você dar uma estrutura mas ao mesmo tempo liberdade para pessoa criar o que quiser tem uma pegada psicológica muito poderosa. No fundo as pessoas estão personalizando o imaginário do seu ambiente e criando para chamar de seu. É uma possibilidade de expressão livre, além dessa conexão emocional com o artefato.
E no fundo, esses elementos geram o espaço propício para que possamos conhecer mais quem são as pessoas com as quais nós trabalhamos. De uma forma lúdica e divertida.
Uma das primeiras perguntas que eu como gestor de design fiz, antes mesmo de iniciar a atividade foi, se estava claro para todas as pessoas do time o que é o nosso processo de design. E uma vez que pudéssemos ter uma melhor percepção do entendimento do time a respeito do assunto, definir qual seria o processo que iríamos utilizar como equipe.
Foi também importante para que o time pudesse conhecer melhor as preferências de cada pessoa. Entendendo qual etapa do processo de design cada pessoa mais gosta, por exemplo. Isso ajuda as pessoas a terem liberdade para trabalhar ou se especializar em uma etapa, por preferência e afinidade. Ou ainda entender qual etapa que as pessoas precisam se fortalecer, que desconhecem ou tiverem pouca experiência. Menos viés de julgamento e mais fortalecimento como equipe.
O próprio nome dessa seção é bem intuitivo, consiste em colocar o papel para o qual a pessoa foi contratada. Para quem recém entrou na empresa é mais fácil de colocar o seu papel para qual foi contratada. Quem está há mais tempo, e especialmente numa startup em estágio inicial de desenvolvimento, as pessoas acabam exercendo diversos papéis.
Então é legal fazer esse alinhamento de expectativas em relação aos papéis que atualmente são desempenhados para que as pessoas possam ter visibilidade dos demais papéis da equipe. E como gestor também é uma possibilidade de uma eventual correção de rota, se fizer sentido.
Segundo Jung, os arquétipos são considerados as bases psíquicas que estimulam emoções e experiências intangíveis aos seres humanos. Arquétipos são “uma tendência inata para gerar imagens com intensa carga emocional que expressam a primazia relacional da vida humana”. Eles definem características particulares de cada ser humano, baseado em signos registrados na sociedade e impressos na coletividade.
Quando falamos de design de experiência e produto, especialmente o design como disciplina, podemos obter diversos benefícios ao analisar os arquétipos de cada designer do time.
Que benefícios são esses:
Seria as definições de craft de design que mais se assemelham às características individuais de cada designer. Em outras palavras, as áreas de atuação do design com a qual as pessoas mais se identificam e / ou gostariam de serem reconhecidas como. As pessoas então poderiam assinalar uma, mais de um ou nenhuma. Sem regras. Apenas a pura e simples identificação por afinidade.
Em linhas gerais os arquétipos servem para nomear as pessoas que os representam. Quando as pessoas falam "Fulano é pesquisador, Fulana é mais de interface". Ou ainda como as pessoas se vêem ou se posicionam como profissionais.
Aqui foi uma decisão bem particular em relação ao contexto. A lista de habilidades pode ser muito maior que isso, mas por escolher resolvi focar em algumas habilidades e conhecimentos mais fundamentais, necessários para o momento da empresa.
Nas habilidades as pessoas poderiam dar uma pontuação de 1 a 5 em cada uma das habilidades listadas abaixo:
Um ponto interessante aqui é que, sempre que tocamos num tema como liderança as pessoas associam com algo relacionado a gestão. Quando na verdade estamos vinculando a atividade do designer à uma habilidade extremamente importante: nossa capacidade de influenciar e convencer as pessoas através do nosso trabalho.
Fica evidente aqui o quanto design é uma atividade que demanda uma boa capacidade de influência e liderança nas equipes. Quanto mais avançada as habilidades de liderança, maior é a senioridade e a capacidade de influência daquela pessoa na organização.
Depois das habilidades, passamos para uma descrição breve sobre as algumas coisas mais particulares, únicas, de cada um. Para que as pessoas possam se conhecer mais.
Quando uma nova pessoas chega no time, agora temos um material visual e ilustrado para compartilhar acerca da composição do time. Quem são as pessoas, quais suas habilidades, suas fortalezas, seus desejos e características. Por mais que tenhamos as apresentações no Zoom por vídeo, o material acaba sendo um ponto de apoio que permite, de forma assíncrona, compartilhar com os demais as informações mais importantes.
Mas não somente isso pois o material como esse ainda é útil para o onboard de outras pessoas, quando uma nova pessoa designer entra no time ela tem a possibilidade de conhecer já no início, de forma síncrona, quem são as outras pessoas designers que fazem parte da equipe.
Claro que não somente isso, cada vez que entra na nova pessoa designer você precisa novo novamente integrar essa pessoa altimira e acolher essa pessoa dentro da equipe. mas esse tipo de atividade facilita muito do ponto de vista de visualização e entendimento tanto do nosso processo quanto das pessoas. sabendo que as pessoas são muito mais importantes do que o processo.
Entender que, se design fosse um jogo, quais jogadores eles seriam e quais as melhores posições para jogar somos uma equipe. O objetivo final é trabalhar em conjunto de forma mais eficiente, nos fortalecendo como uma unidade.
Essa atividade de construção do board é um momento de formação de time. Momento onde as pessoas podem se conhecer melhor, momento em que elas podem pensar e refletir sobre a sua carreira em conjunto com os demais designers e simultaneamente.
Certamente não é um modelo perfeito, mas já tiramos bons insights e recebemos bons feedbacks sobre o quanto isso ajuda na formação de time. E como é possível colocar em prática um modelo onde as pessoas são mais importantes que os processos. Isso nos ajuda muito a criar um ambiente saudável e acolhedor, como o trabalho merece ser.
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Josias Oliveira
Head of Design - Gaivota
Novembro 2021
"Josias Oliveira atua como designer há mais de 20 anos. É formado em Design Visual com Ênfase em Marketing pela ESPM, e especialização MBA em Negócios Digitais pela Laureate Internacional. Também possui formação em Liderança e Inovação pelo MIT. Teve sua própria agência por mais de 8 anos, trabalhou no time de Design de Produto da Resultados Digitais e ajudou a criar o RD Station Marketing Light. Também foi Head de Produto e Design na Octadesk e Design Lead na ThoughtWorks. Atualmente atua como Head de Design. Também foi Professor da Mergo por mais de 2 anos, uma das escolas de design mais respeitadas do Brasil. Criou 3 cursos além de ministrar aulas de Formação em UX."
